Cada vez que alguien entra al despachito donde estamos trabajando pasa lo mismo, se quedan mirando la cartulina azul que tengo en la pared llenas de postit rosas pintados de colorines.

Pues voy a hacer un post para explicar de qué va, de donde ha salido y la utilidad que le veo!

Como algunos sabéis me estoy intentando certificar como PMP, pues resulta que como parte de la certificación debemos recibir un curso que nos dio José Ochoa. El caso es que entre mucha historia de metodología y eso, una cosa que más me chocó era el EDT (según algunos Estructura Desglosada de Trabajo), aunque la mejor definición es si lo buscamos en inglés: WBS (Work Breakdown Structure), según el libro de referencia (PMBOK):

A deliverable oriented grouping of project components that organizes and defines the total scope of the project. Each descending level represents an increasing detailed definition of the project work. The WBS is decomposed into work packages. The deliverable orientation of the hierarchy includes both internal and external deliverables.

Básicamente es poner en un diagrama todas las actividades del proyecto que puede manejar el jefe de proyecto con los entregables y esas cosas, los jefes de cada subproyecto pueden tener sus propios diagramas con sus descomposiciones, supone que en cada diagrama están todas las actividades necesarias para dar por completado el proyecto/subproyecto, es decir el EDT define el alcance del proyecto.

Aqui está el invento:

Es el primero que hago y ya os puedo decir que no va a ser el último porque a mí personalmente me viene genial para ver "por donde andamos", no sigo la metodología en el sentido estricto pero os voy a contar más o menos como lo uso yo (desde un punto de vista de proyecto real con sus cambios postaprobacion, sus sorpresitas y esas cosas):

1. Para crear las actividades: Una vez que nos ponemos con el proyecto y sabemos realmente como lo vamos a enfocar y eso hacemos un brainstorming con todas las tareas o partes que debamos hacer en el proyecto (, que si hacer tal webpart, que si tal otro, que si el documento de lo que sea, que si generar tal archivo... esos los voy apuntando en verde y los vamos pegando en la cartulina o en la mesa (de momento sin ningún orden). En este proceso conjunto dedicamos algo de tiempo a pensar si la parte a hacer va a ser larga o no (recordemos que las ofertas algunas veces suelen parecerse poco a la realidad o que por cosas del cliente todo lo planificado no nos vale, de ahí o de "una vez que nos ponemos con el proyecto").
2. Para ordenarlo: Una vez que tenemos las actividades más o menos definidas, lo que hacemos es identificar los entregables, aunque yo lo definiría mejor como los distintos subproyectos dentro del proyecto, por ejemplo algo genérico que sea "creación de webparts", "reorganización de la estructura", "documentación y formación", esos los pinto en negro, y los pongo en la parte de arriba de la cartulina. Una vez que están las categorías, lo que hacemos es poner cada una de las actividades debajo de la categoría que corresponda, así clasificamos las actividades por cada una de las categorías a las que pertenece.
3. Para engorrinarlo: Según pasan los días nos van surgiendo "tareas sorpresa" que no estaban previstas, bien cosas que no habíamos previsto o que el cliente no nos había mencionado, para eso utilizo el rojo, el motivo de usar el rojo es para prestarles más atención ya que al no estar previstas, nos pueden tirar abajo el planning.
4. Para ir completándolas: Cuando una está completa yo le pongo el V.01, yo creo q no hay que tacharla ni nada dado que hasta que no está en producción, documentada y usándose no la damos por completa. Lo no haría nunca es sacarla de la cartulina, ya que una de las cosas que nos da esta representación es la visión global de cómo vamos, lo que llevamos y lo que nos queda.

Bueno, ahora viene el tema de utilidades del asunto:

• La principal ventaja que veo de esta representación es que cualquiera la comprende :D , al ser tan visual y tan de "pinta y colorea" la gente la coge al vuelo, si les presentas lo mismo en un gráfico en una hoja no la leen pero al verlo así llama mucho la atención y les entra por los ojos.
• Tienes en un vistazo en un formato fácil de ver y de modificar (de ahí la idea de usar postits y no pintar directamente en la cartulina) la foto del alcance del proyecto (dado que has puesto las actividades) y más o menos una representación del avance (para eso pongo lo de completado). Para representar más fielmente el avance podemos intentar descomponer las tareas en subtareas más o menos de la misma duración, aunque se me ocurre que sería guay para la próxima comprar postits de dos tamaños distintos.
• Cuando te obligas al brainstorming para crearla, adquieres una visión global del proyecto, de las partes que lo componen y de lo que hay que hacer en cada una, el tema brainstorming es muy importante, es curioso que cuanto más nivel va cogiendo la gente más le interesan ese tipo de cosas de ponerse a pensar que hay que hacer y cómo, de querer ver la parte completa (¿Lo de coger más nivel es la causa de interesarse por esas cosas o es al revés?)
• A mí personalmente no me entusiasma el Project, lo veo poco flexible para llevar un proyecto informático en plan consultoría, lo mismo para hacer una carretera es la leche, pero me falta flexibilidad y no soy fan de perder tiempo actualizándolo cada semana, con esto puedo llevar un control más ágil a la hora de asignar las tareas dinámicamente, solo hay que ver las que no están completas y encajan en los conocimientos de la persona que se queda libre. Por cierto quiero escribir un post de un uso chulo y eficaz que le he visto al Project: Planificar tareas en las puestas en producción.

Se me ocurren otras alternativas, que lo mismo son interesantes de explorar:

• Tener otro paralelo, con las mismas tareas solo que agrupándolas por sprint, y moviendo las tareas de sprint a sprint, así se puede seguir la evolución temporal del proyecto.
• Poner las tareas de scrum diario en la cartulina (además del mail), todo el mundo las ve.

Lo mismo alguien tiene más ideas, que las comparta, os animo a todos a poner una cartulina en la pared! Por 3,5€ con postits merece la pena!